電子メールブロードキャスト

概要

ブロードキャストを使用することで、定義されたスケジュールやルールに基づき、電子メールを介して複数のユーザーへレポートやダッシュボードを送信できます。購読は通常のブロードキャストと同様に機能しますが、これは定義したユーザーにのみ送信されます。

注意：マルチ表示（タブ表示）コンテンツをブロードキャスト、共有する場合、まず対象のレポートをXLSX形式でエクスポートし、それからブロードキャストのスケジュール設定をしなくてはいけません。エクスポートしたファイルを使用する必要はなく、単にコピーを作成するだけです。

システム管理者は、ブロードキャストのためにスケジュール設定されたコンテンツの送信者の電子メールアドレスを設定しなくてはいけません。これは、システム構成ページの電子メール設定から実行できます。

レポートのブロードキャスト

1．レポートを有効化します。ドラフト（下書き中）レポートは、ブロードキャストすることができません。

2．メインのナビゲーションバーで、「ブロードキャスト」ボタンをクリックします。

3．「新規作成」をクリックして、複数ユーザーへ送信する場合は「ブロードキャスト」、自分自身に送信する場合は「購読」を選択します。

4．以下で紹介する様々なオプションを備えたブロードキャスト設定画面が開きます。

配信先

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ブロードキャストメールは、定義された配信先にのみ送信されます。配信先には、複数のユーザーを選択することができます。

注意：このステップは、購読では使用することができません。

1．「配信先」項目をクリックします。

2．こちらから、Yellowfinのユーザー、グループ、レポートを検索することができます。また、外部の電子メールアドレスを入力することもできます（外部ユーザーへの送信には、マルチキャストライセンスが必要です）。

ユーザー	Yellowfinに登録されている個人。
グループ	Yellowfin内で設定されたユーザーのグループ。グループを設定することで、一度に複数のユーザーへレポートを送信することができます。
電子メールアドレス	外部の電子メールアドレスを入力することで、外部関係者へレポートを送信することができます。送信先のメールアドレスが有効であることを確認します。注意：こちらの機能を使用するためには、マルチキャストライセンスが必要です。
レポート	ブロードキャストの配信先の電子メールアドレスを含むレポートを選択することができます。電子メールアドレスは、Yellowfin ユーザーのものでなくても構いません。配信先の一覧をカスタマイズするために、高度ボタンをクリックし、レポートを追加することで、さらなるフィルタリングが可能になります。このレポート内の他のカラム（列）は、フィルターとしてメインのレポートとリンクできるため、一意のフィルターが適用されたレポートが各電子メールアドレスへ送信されます。注意：レポート内の電子メールアドレスを含むカラム（列）は、一覧に表示されるように、「電子メール」として書式設定しなくてはいけません。設定方法は、以下の通りです。 a.カラム（列）の書式設定メニューで、対象のカラム（列）を選択します。 b.カラム（列）の表示メニューを開きます。 c.書式オプションで、「電子メール」を選択します。

3. ドロップダウンから配信先を選択します。

注意

ブロードキャストレポートは、受信者のアクセスフィルターや言語、その他の要因を考慮して、複数の受信者それぞれに対して個別に実行されます。しかし、メモリ使用量やシステムパフォーマンスを節約するために、以下のシステム構成を使用して、各受信者のレポートが生成されるとすぐに提供されるようにすることができます（すべての受信者のレポートが準備されるまで待ってから送信する必要がありません）。
設定方法は、こちらを参照してください。
ブロードキャスト電子メールでカーボンコピーオプションを有効化することで、同じデータへのアクセス権を持つ複数のユーザーへメールがひとつだけ送信されます。これは、最初のユーザーにだけ送信され、残りの受信者にはカーボンコピーが送信されることになります。すべての受信者がお互いを確認できる点に注意してください。
設定方法はこちらを参照してください。

件名、本文、ファイルのタイプ

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送信する電子メールの、以下の項目を定義します。

1.　件名に表示するテキストを入力します。

2.　電子メールの本文に使用するテキストを入力します。

3.　以下の項目から、レポート送信時の形式を選択します。

- HTML
- PDF
- CSV
- DOCX
- XLSX
- Text
- レポートにリンク

4.　レポートをドキュメントとしてブロードキャストする場合、「ブロードキャスト日付の追加」チェックボックスが表示されます。現在の日付をドキュメント名に含める場合は、こちらにチェックを入れます。

5.　PDFファイルをブロードキャストする場合、「セキュアPDF」チェックボックスが表示されます。PDFファイルをパスワード保護する場合は、こちらにチェックを入れます。こちらでパスワードを個別に指定するか、ファイルエクスポート時に作成したものを使用するか、Yellowfinが生成したデフォルトパスワードを使用するかを選択します。

より詳細な情報は、こちらを参照してください。

フィルター

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レポートにフィルターが適用されている場合、ブロードキャストレポートに適用するフィルターを選択することができます。

選択できるオプションは、以下の通りです。

- 現在のフィルター値
- デフォルトフィルター値
- ブックマーク

アクセスフィルター

レポートにアクセスフィルターが適用されている場合、上述で定義された他のフィルターと同様に、アクセスフィルターをブロードキャストレポートに適用することができます。レポートをYellowfinユーザーではなく、外部の電子メールアドレスに送信する場合、配信先はブロードキャストを設定したユーザーのアクセスフィルターを引き継ぎます。

注意：アクセスフィルターで定義されていない配信先へ、アクセスフィルターが適用されたレポートをブロードキャストする場合、以下のロール権限が有効になっている必要があります。