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概要

ブロードキャストを使用することで、定義されたスケジュールやルールに基づき、電子メールを介して複数のユーザーへレポートやダッシュボードを送信できます。購読は通常のブロードキャストと同様に機能しますが、これは定義したユーザーにのみ送信されます。

ダッシュボードのブロードキャストには、様々なオプションが存在します。

ダッシュボード全体は、ブラウザでの表示方法に従いPDFとしてブロードキャストできます。

または、ダッシュボードに含まれる各レポートやグラフは、ひとつのファイルとして結合し、ブロードキャストすることもできます。このタイプのブロードキャストは、PDFおよびXLS形式をサポートします。PDFの場合、各レポートは個別にエクスポートされ、ひとつのPDFドキュメントにまとめられます。XLSの場合、各レポートやグラフはXLSファイル内の個別のタブに追加されます。

レポートは含まれるコンテンツに応じて、HTML、CSV、DOCX、PDF、TXT、XLSX、レポートへのリンクとしてブロードキャストできます。

メニューにPDFオプションが表示されない場合や、ページ付けの問題が発生する場合は、JavaFXがインストールされ、Yellowfinが正しく設定されていることを確認してください。より詳細な情報は、こちらを参照してください。



始める前に

この機能を使用する前に、ユーザーロールでブロードキャストオプションを有効にする必要があります。

  1. 管理コンソールで、ブロードキャストアクセスが必要なユーザーロールを指定します。
  2. レポートのブロードキャスト機能が必要な場合は、「レポートメニュー」項目を展開し、「ブロードキャストレポート発行権」を有効にします。



    ボックスにチェックを入れると、レポートメニューにブロードキャストボタンが表示されます。



  3. ダッシュボードのブロードキャスト機能が必要な場合は、「ダッシュボード」項目を展開し、「ブロードキャストダッシュボード発行権」を有効にします。



  4. ボックスにチェックを入れると、公開されたダッシュボードの右上隅にブロードキャストボタンが表示されます。こちらから、レポートの場合と同様のステップを使用して、ダッシュボードにブロードキャストを設定できます。



  5. ユーザーがスマートタスクオプションを必要とする場合、「タスク使用権」を有効にする必要があります。これは、コラボレーション項目で設定できます。


マルチ表示(タブ表示)コンテンツをブロードキャスト、共有する場合、まず対象のレポートをXLSX形式でエクスポートし、それからブロードキャストのスケジュール設定をしなくてはいけません。エクスポートしたファイルを使用する必要はなく、単にコピーを作成するだけです。

システム管理者は、ブロードキャストのためにスケジュール設定されたコンテンツの送信者の電子メールアドレスを設定しなくてはいけません。これは、システム構成ページの電子メール設定から実行できます。


レポート(またはダッシュボード)のブロードキャスト

以下は、レポートにブロードキャストを設定する手順を示しています。ダッシュボードも同様の手順を使用しますが、ブロードキャストボタンは、画面の右上隅に表示されます。


ブロードキャストのタイプを選択

  1. レポート、またはダッシュボードを有効化します。ドラフト(下書き中)の場合は、ブロードキャストすることができません。
  2. メインのナビゲーションバーで、「ブロードキャスト」ボタンをクリックします(ダッシュボードの場合は、画面の右上隅にあるボタンをクリックします)



  3. 新規作成」をクリックして、複数ユーザーへ配信する場合は「ブロードキャスト」、自分自身に送信する場合は「購読」を選択します。



  4. 以下で紹介する様々なオプションを備えたブロードキャスト設定画面が開きます。



配信先の追加

ブロードキャストメールは、定義された配信先にのみ送信されます。配信先には、複数のユーザーを選択することができます。

注意:このステップは、購読では使用することができません

配信先には、以下の表に示すように、個人またはグループを含めることができます。

ユーザー

Yellowfinに登録されている個人。

グループ

Yellowfin内で設定されたユーザーのグループ。グループを設定することで、一度に複数のユーザーへレポートを送信することができます。

電子メールアドレス

外部の電子メールアドレスを入力することで、外部関係者へレポートを送信することができます。送信先のメールアドレスが有効であることを確認します。

注意: こちらの機能を使用するためには、マルチキャストライセンスが必要です。

レポート

ブロードキャストの配信先の電子メールアドレスを含むレポートを選択することができます。ライセンスに応じて、電子メールアドレスは、Yellowfin ユーザーのものでなくても構いません。

配信先の一覧をカスタマイズするために、高度ボタンをクリックし、レポートを追加することで、さらなるフィルタリングが可能になります。このレポート内の他のカラム (列) は、フィルターとしてメインのレポートとリンクできるため、一意のフィルターが適用されたレポートが各電子メールアドレスへ送信されます。

注意: レポート内の電子メールアドレスを含むカラム (列) は、一覧に表示されるように、「電子メール」として書式設定しなくてはいけません。設定方法は、以下の通りです。

a.カラム(列)の書式設定メニューで、対象のカラム (列) を選択します。

b.カラム (列) の表示メニューを開きます。

c.書式オプションで、「電子メール」を選択します。

注意: ユーザー名など、使用したいフィールドがレポートに含まれている場合は、電子メールブロードキャストのデフォルトの宛名を上書きすることもできます。設定方法は、以下の通りです。

a.カラム(列)の書式設定メニューで、対象のカラム (列) を選択します。

b.カラム( 列) の表示メニューを開きます。

c.書式オプションで、「電子メールの宛名」を選択します。


  1. 配信先」項目をクリックします。



  2. こちらから、Yellowfin ユーザー、グループ、レポートをスクロールしたり、項目にテキストを入力したりすることで、一覧を絞り込みます。マルチキャストライセンスがある場合は、外部の電子メールアドレスを入力することもできます。
  3. 各配信先をクリックし、配信先一覧に追加します。


配信先に関する注意事項

  • ブロードキャストレポートは、受信者のアクセスフィルターや言語、その他の要因を考慮して、複数の受信者それぞれに対して個別に実行されます。しかし、メモリ使用量やシステムパフォーマンスを節約するために、以下のシステム構成を使用して、各受信者のレポートが生成されるとすぐに提供されるようにすることができます(すべての受信者のレポートが準備されるまで待ってから送信する必要がありません)。設定方法は、こちらを参照してください。
  • ブロードキャスト電子メールでカーボンコピーオプションを有効化することで、同じデータへのアクセス権を持つ複数のユーザーへメールがひとつだけ送信されます。これは、最初のユーザーにだけ送信され、残りの受信者にはカーボンコピーが送信されることになります。すべての受信者がお互いを確認できる点に注意してください。設定方法はこちらを参照してください。



(レポートブロードキャスト向け) フィルターを使用した件名のカスタマイズ

Yellowfin 9.6以降をお使いの環境であれば、フィルター値に基づき件名をカスタマイズすることができます。これは、特定のフィルター値を含むひとつのブロードキャストジョブから、多数の電子メールを送信する場合に便利です。すべてに同じ件名を付けるのではなく、フィルタータグを使用することで、異なるブロードキャストコンテンツを識別することができます。

例えば、フィルター付きの件名なしに国固有のレポートを毎週送信する場合、すべてのレポートで件名が同じになります (例: 居住国の週次売上レポート)。このレポートに国のフィルタータグを付けて送信することで、件名は国ごとに異なります (例: アメリカの週次売上レポート、ドイツの週次売上レポート、など)。これにより管理作業が軽減され、件名がすべて同じではないことで、大量の電子メールの一覧から送信済みの電子メールを見つけやすくなります。受信者の観点から見ると、より詳細な件名の電子メールを受け取ることができます。

要件に合わせて、2つのタイプのフィルタータグから選択します。以下の表にいくつかの例を示します。

フィルターに値を表示させるためには、少なくともひとつのフィルター値を設定しなくてはいけません。

フィルター[filter][filterDetail]
フィルター書式[filter:<filter title>][filterDetail:<filter title>]
フィルター例[filter:Camp Region][filterDetail:Camp Region]
ツアー地域フィルターがない場合のフィルター結果
ツアー地域を含む
ツアー地域にひとつのフィルター値 (オーストラリア) が設定された場合のフィルター結果オーストラリアツアー地域にオーストラリアを含む
ツアー地域に複数のフィルター値が設定された場合のフィルター結果オーストラリア、ヨーロッパ、アジアツアー地域にオーストラリア、ヨーロッパ、アジアを含む
件名にテキストを使用した場合のフィルター例オーストラリアの週次売上レポート

ツアー地域にオーストラリアを含む週次売上レポート

フィルタータグに関する注意事項

  • フィルタータグはブロードキャストの件名用です。ブロードキャストメールの本文では機能しません。
  • フィルタータグは、レポート/グラフのブロードキャストでのみ機能します。フィルターを使用したダッシュボードやその他のコンテンツでは機能しません。
  • ブロードキャストで「現在のフィルター値」を選択した場合、ブロードキャストを保存したときに設定された値が使用されます。ブロードキャスト送信前にユーザープロンプトフィルター値を更新しても、ブロードキャストに使用される値は更新されません。
  • タグに何も表示されない場合は、タグで使用しているフィルターにフィルター値が設定されているかを確認してください。



コンテンツの追加

  1. 件名に表示するテキストを入力します。
  2. 電子メールの本文に使用するテキストを入力します。



  3. アイコンをクリックしてレポート、またはダッシュボードの配信形式を選択します。
  4. レポートをドキュメントとしてブロードキャストする場合、「ブロードキャスト日付の追加」チェックボックスが表示されます。現在の日付をドキュメント名に含める場合は、こちらにチェックを入れます。
  5. PDFファイルをブロードキャストする場合、「セキュアPDF」チェックボックスが表示されます。PDFファイルをパスワード保護する場合は、こちらにチェックを入れます。こちらでパスワードを個別に指定するか、ファイルエクスポート時に作成したものを使用するか、Yellowfinが生成したデフォルトパスワードを使用するかを選択します。より詳細な情報は、こちらを参照してください。



  6. 選択したエクスポートの形式に応じて、基礎となるレポートやダッシュボードに設定されたエクスポート設定を使用するか、このブロードキャストに固有のエクスポート設定を構成するか選択できます。ブロードキャスト用の設定を選択した場合、設定をクリックすることで、このブロードキャストに固有のエクスポート形式を選択できます。エクスポート設定についての詳細は、こちらをご確認ください。



(レポートブロードキャスト向け)任意のフィルターを適用

フィルターを含むレポートをブロードキャストする場合、ブロードキャストに適用するフィルターを選択できます。

選択できるオプションは、以下の通りです。

    • 現在のフィルター値
    • デフォルトフィルター値
    • ブックマーク


アクセスフィルター

レポートにアクセスフィルターが適用されている場合、上述で定義された他のフィルターと同様に、アクセスフィルターをブロードキャストレポートに適用することができます。レポートをYellowfinユーザーではなく、外部の電子メールアドレスに送信する場合、配信先はブロードキャストを設定したユーザーのアクセスフィルターを引き継ぎます。

注意:アクセスフィルターで定義されていない配信先へアクセスフィルターが適用されたレポートをブロードキャストする場合、以下のロール権限が有効になっている必要があります。



(レポートブロードキャスト向け)任意の配信ルールを定義

配信ルールは、特別な目的でレポートを配信する場合に使用します。特定の基準(例:収益が100,000未満)を満たした場合にのみレポートを配信したい場合、ルールを定義しなくてはいけません。

配信ルールは、以下のアラート配信ルールオプションのいずれかに基づいている必要があります。

オプション説明
ひとつ以上のロウ (行) と一致

単一のパラメーターに基づきルールを定義する場合は、こちらのオプションを選択します。例:$1000未満の取引がある。

結果セット全体に対して集約した値集約した結果セットに基づきルールを定義する場合は、こちらのオプションを選択します。例:売上合計が$100,000未満である。
最新日付を適用チェックボックスにチェックを入れると、レポート内の最新の日付に配信ルールが適用され、その他の日付は除外されます。チェックを外すと、レポート内のすべての日付が配信ルールに含まれます。
この機能はオプションであり、レポートに日付フィールドが追加された場合にのみ表示されます。


配信ルールを作成するには、以下の手順に従います。

  1. アラートに基づいたブロードキャスト項目で、アラートを選択します。
  2. アラート配信ルール追加をクリックします。



    配信ルールダイアログボックスが表示されます。


  3. 今回は配信ルールとして、ひとつ以上のロウ (行) と一致オプションを選択します。
  4. 最新日付を適用チェックボックスにチェックを入れます。
    こちらの項目は、レポートに日付フィールドが追加された場合にのみ表示されます。
  5. ドロップダウンを使用して条件を適用するフィールドを選択し、+フィールド追加をクリックして、条件を適用します。
    必要に応じて、複数の条件を追加することができます。


  6. 送信・実行をクリックして、定義した配信ルールを適用します。
  7. ブロードキャスト設定画面に、適用したルールが表示されます。



スケジュールの設定

最後のステップは、ブロードキャストのスケジュールを定義します。

非常に柔軟な頻度設定が可能です。例えば、以下のように、月次レポートを特定の日にちに配信できます。

または、特定の週の特定の曜日に設定することも可能です。

頻度で「1回」を選択することで、設定後すぐにブロードキャストが送信されます。

  1. 頻度」項目で、ドロップダウンを使用して、ブロードキャストを配信する頻度を選択します。
    こちらで選択したオプションに応じて、詳細の指定が必要な場合があります。例えば、隔週を選択した場合、1週目と2週目のどちらに送信するのか、また何曜日に送信するのかを指定しなくてはいけません。



  2. タイムゾーンが正しく設定されているかを確認し、ドロップダウンを使用してタイムゾーンや時間、分を設定します。
  3. スケジュール期間」トグルを切り替えることで、限られた期間内での配信を設定できます。
  4. エラー通知」トグルを切り替えることで、エラー通知を設定できます。こちらを有効にした場合、通知を受信するユーザーを指定できます。



ブロードキャストの送信・実行

  1. 送信・実行」ボタンをクリックして、ブロードキャスト設定を完了します。
  2. 設定した内容が、ブロードキャスト一覧に表示されます。