ブロードキャストを使用することで、定義されたスケジュールやルールに基づき、電子メールを介して複数のユーザーへレポートやダッシュボードを送信できます。購読は通常のブロードキャストと同様に機能しますが、これは定義したユーザーにのみ送信されます。
ダッシュボードはリンク、またはPDF添付としてブロードキャストできます。
レポートは含まれるコンテンツに応じて、HTML、CSV、DOCX、PDF、TXT、XLSX、レポートへのリンクとしてブロードキャストできます。
メニューにPDFオプションが表示されない場合や、ページ付けの問題が発生する場合は、JavaFXがインストールされ、Yellowfinが正しく設定されていることを確認してください。より詳細な情報は、こちらを参照してください。 |
この機能を使用する前に、ユーザーロールでブロードキャストオプションを有効にする必要があります。
注意:マルチ表示(タブ表示)コンテンツをブロードキャスト、共有する場合、まず対象のレポートをXLSX形式でエクスポートし、それからブロードキャストのスケジュール設定をしなくてはいけません。エクスポートしたファイルを使用する必要はなく、単にコピーを作成するだけです。
システム管理者は、ブロードキャストのためにスケジュール設定されたコンテンツの送信者の電子メールアドレスを設定しなくてはいけません。これは、システム構成ページの電子メール設定から実行できます。
以下は、レポートにブロードキャストを設定する手順を示しています。ダッシュボードも同様の手順を使用しますが、ブロードキャストボタンは、画面の右上隅に表示されます。
ブロードキャストメールは、定義された配信先にのみ送信されます。配信先には、複数のユーザーを選択することができます。
注意:このステップは、購読では使用することができません。
配信先には、以下の表に示すように、個人またはグループを含めることができます。
ユーザー | Yellowfinに登録されている個人。 |
グループ | Yellowfin内で設定されたユーザーのグループ。グループを設定することで、一度に複数のユーザーへレポートを送信することができます。 |
電子メールアドレス | 外部の電子メールアドレスを入力することで、外部関係者へレポートを送信することができます。送信先のメールアドレスが有効であることを確認します。 注意:こちらの機能を使用するためには、マルチキャストライセンスが必要です。 |
レポート | ブロードキャストの配信先の電子メールアドレスを含むレポートを選択することができます。電子メールアドレスは、Yellowfin ユーザーのものでなくても構いません。 配信先の一覧をカスタマイズするために、高度ボタンをクリックし、レポートを追加することで、さらなるフィルタリングが可能になります。このレポート内の他のカラム(列)は、フィルターとしてメインのレポートとリンクできるため、一意のフィルターが適用されたレポートが各電子メールアドレスへ送信されます。 注意:レポート内の電子メールアドレスを含むカラム(列)は、一覧に表示されるように、「電子メール」として書式設定しなくてはいけません。設定方法は、以下の通りです。 a.カラム(列)の書式設定メニューで、対象のカラム(列)を選択します。 b.カラム(列)の表示メニューを開きます。 c.書式オプションで、「電子メール」を選択します。 |
注意
Yellowfin 9.6以降をお使いの環境であれば、フィルター値に基づき件名をカスタマイズすることができます。これは、特定のフィルター値を含むひとつのブロードキャストジョブから、多数の電子メールを送信する場合に便利です。すべてに同じ件名を付けるのではなく、フィルタータグを使用することで、異なるブロードキャストコンテンツを識別することができます。
例えば、フィルター付きの件名なしに国固有のレポートを毎週送信する場合、すべてのレポートで件名が同じになります (例: 居住国の週次売上レポート)。このレポートに国のフィルタータグを付けて送信することで、件名は国ごとに異なります (例: アメリカの週次売上レポート、ドイツの週次売上レポート、など)。これにより管理作業が軽減され、件名がすべて同じではないことで、大量の電子メールの一覧から送信済みの電子メールを見つけやすくなります。受信者の観点から見ると、より詳細な件名の電子メールを受け取ることができます。
要件に合わせて、2つのタイプのフィルタータグから選択します。以下の表にいくつかの例を示します。
フィルターに値を表示させるためには、少なくともひとつのフィルター値を設定しなくてはいけません。
フィルター | [filter] | [filterDetail] |
フィルター書式 | [filter:<filter title>] | [filterDetail:<filter title>] |
フィルター例 | [filter:Camp Region] | [filterDetail:Camp Region] |
ツアー地域フィルターがない場合のフィルター結果 | ツアー地域を含む | |
ツアー地域にひとつのフィルター値 (オーストラリア) が設定された場合のフィルター結果 | オーストラリア | ツアー地域にオーストラリアを含む |
ツアー地域に複数のフィルター値が設定された場合のフィルター結果 | オーストラリア、ヨーロッパ、アジア | ツアー地域にオーストラリア、ヨーロッパ、アジアを含む |
件名にテキストを使用した場合のフィルター例 | オーストラリアの週次売上レポート | ツアー地域にオーストラリアを含む週次売上レポート |
フィルターを含むレポートをブロードキャストする場合、ブロードキャストに適用するフィルターを選択できます。
選択できるオプションは、以下の通りです。
レポートにアクセスフィルターが適用されている場合、上述で定義された他のフィルターと同様に、アクセスフィルターをブロードキャストレポートに適用することができます。レポートをYellowfinユーザーではなく、外部の電子メールアドレスに送信する場合、配信先はブロードキャストを設定したユーザーのアクセスフィルターを引き継ぎます。
注意:アクセスフィルターで定義されていない配信先へ、アクセスフィルターが適用されたレポートをブロードキャストする場合、以下のロール権限が有効になっている必要があります。
配信ルールは、特別な目的でレポートを配信する場合に使用します。特定の基準(例:収益が100,000未満)を満たした場合にのみレポートを配信したい場合、ルールを定義しなくてはいけません。
最後のステップは、ブロードキャストのスケジュールを定義します。
非常に柔軟な頻度設定が可能です。例えば、以下のように、月次レポートを特定の日にちに配信できます。
または、特定の週の特定の曜日に設定することも可能です。
頻度で「1回」を選択することで、設定後すぐにブロードキャストが送信されます。 |