すべてのコンテンツは、コンテンツフォルダーを通して管理される、セキュリティとカテゴリー構造を通して管理されます。コンテンツは、フォルダーとサブフォルダーという二層構造のフォルダーに保存されます。
レポートのセキュリティは、個別のアイテムレベルではなく、フォルダーやサブフォルダーレベルで制御されます。これは、システム内でのレポート作成を簡略化するためです。
この構造に保存されるコンテンツは、レポート、ダッシュボード、ビュー、データ変換フロー、プレゼンテーション、ストーリーです。
コンテンツを保存する前に、フォルダーとサブフォルダー両方の準備が必要です。 |
サブフォルダーを保存する親フォルダーを作成するには、以下の手順に従います。
新規フォルダー設定ページが開くので、必要な情報を入力します。
パラメーター | 説明 |
フォルダー名 | コンテンツの保存や閲覧時に表示される、フォルダーの名前を入力します。 |
説明 | 使用目的と使用者を分かりやすくするために、フォルダーの説明を入力します。 |
フォルダーの階層 | フォルダーの階層を定義します。新規親フォルダーを作成する場合は、「最上位」を選択します。 |
並び順 | (高度な設定)フォルダーを表示する順序を定義します。例えば、1を設定すると、対象のフォルダーが一番上に表示されます。デフォルトでは0に設定されており、この場合フォルダーは英数字順に表示されます。 |
サブフォルダーを作成するには、以下の手順に従います。少なくとも、ひとつのフォルダーを事前に作成しておく必要があります。
サブフォルダーを作成するには、以下の項目を定義します。これらはコンテンツ設定に関連しており、フォルダーレベルでは直接コンテンツを保存することができないため、サブフォルダーレベルにのみ対応します。
パラメーター | 説明 |
フォルダー名 | コンテンツの保存や閲覧時に表示される、サブフォルダーの名前を入力します。 |
説明 | 使用目的と使用者を分かりやすくするために、サブフォルダーの説明を入力します。 |
フォルダーの階層 | サブフォルダーを保存する親フォルダーを選択します。 |
高度な設定 | リンクを展開することで、高度な設定をすることができます。各項目の詳細は、以下を参照してください。 |
並び順 | サブフォルダーを表示する順序を定義します。例えば、1を設定すると、対象のサブフォルダーが一番上に表示されます。デフォルトでは0に設定されており、この場合サブフォルダーは英数字順に表示されます。 |
ドラフト(編集中)コンテンツデフォルトフォルダー | トグルを有効にすることで、有効化されていないすべてのコンテンツ(レポートやダッシュボードなど)は、自動的にこちらのサブフォルダーに保存されます。システムでは、ドラフト(編集中)デフォルトサブフォルダーをひとつだけ設定することができ、コンテンツ作成者がコンテンツを保存するサブフォルダーを選択するまで、すべてのドラフト(編集中)コンテンツが保存されることになります。すべてのドラフト(編集中)コンテンツを、一箇所にまとめることができるため、システムを整理しやすくなります。 |
デフォルトビュービルダー | トグルを有効にすることで、自動的に作成されるビューを保存するために、こちらのサブフォルダーを使用します。システムでは、ひとつだけこのフォルダーを設定することができます。 |
バージョン履歴 | レポートの履歴結果セットを維持するために、レポートに返されるデータを保存することができます。
レポートのすべての履歴は、Yellowfin データベースに保存されます。システム管理者は、保存するレポートのサイズやバージョンを定義することができます。これは、インフラの使用を制御できるアプリケーション管理プロセスです。より詳細な情報は、以下の項目を参照してください。 |
最大サイズ | このフォルダーのコンテンツがキャッシュとして利用可能な容量を定義します(単位:KB)。これは、保存されるレポートデータ容量の上限を設定します。設定した上限を超える場合、システムは新しいコンテンツを保存するために、古いキャッシュコンテンツを削除します。 |
最大バージョン | 履歴として残す1レポートあたりの結果セットの数を定義します。例えば、各レポートの上限を20結果セットに設定できます。設定した上限を超える場合、システムは新しいセットを保存するために、古いキャッシュセットを削除します。 注意:バージョンと期間に関連するコンテンツフォルダーの制限は、対象のコンテンツがストーリーで使用される場合は適用されません。 |
最大期間 | 結果セットの履歴を残す期間を定義します。例えば、これを5年に設定した場合、コンテンツは5年保存されます。ただし、古い順に削除されていきます。 注意:この制限は、対象のコンテンツがストーリーで使用される場合は適用されません。 |
こちらの項目では、フォルダーに保存されるコンテンツのエキスパート承認プロセスと、コンテンツにアクセスできるユーザーを定義する方法を示します。
サブフォルダーは、特定の権限に基づき、保存されたコンテンツへのアクセスを制限することができます。セキュリティ設定の選択肢は、次の通りです。
セキュリティ設定 | 説明 |
制限なし | ユーザーは、ログインすることなく、このフォルダーに保存されたコンテンツにアクセスすることができます。 |
公開 | コンテンツを閲覧するにはログインが必要ですが、すべてのシステムユーザーがこのコンテンツを閲覧することができます。 |
非公開 | 選択されたユーザーのみ、このコンテンツにアクセスすることができます。 |
選択したユーザー(または、承認者)のアクセスレベルをクリックし、それぞれの権限を更新します。アクセス権限は、以下の3タイプです。
アクセスレベル | 説明 |
閲覧 | ユーザーは、コンテンツの閲覧をすることはできますが、新規に作成することはできません。 |
編集 | ユーザーは、既存コンテンツの編集、または更新をすることはできますが、新規コンテンツの作成や、コンテンツの削除をすることはできません。また、フォルダー内のすべてのコンテンツを閲覧することができます。 |
削除 | ユーザーは、コンテンツの閲覧、編集、作成、削除をすることができます。少なくともひとりは、削除権限を持つ必要があります。 |
注意:すべてのユーザーに閲覧権限を付与したい場合は、対象のユーザーを含むグループを作成し、閲覧権限を付与します。
クライアント組織機能を使用している場合は、クライアント組織レベルで作成されたユーザーグループにアクセス権を割り当てることで、デフォルト組織でコンテンツサブフォルダーへのアクセスを制限することができます。これにより、すべてのクライアント組織ユーザーにデフォルトコンテンツの利用を許可するのではなく、指定されたユーザーのみに使用を制限することができます。
フォルダーやサブフォルダーの設定を変更する場合は、管理コンソールのコンテンツフォルダー一覧で、対象のフォルダー名をクリックします。