電子メールブロードキャスト

概要

ブロードキャストを使用することで、定義されたスケジュールやルールに基づき、電子メールを介して複数のユーザーへレポートやダッシュボードを送信できます。購読は通常のブロードキャストと同様に機能しますが、これは定義したユーザーにのみ送信されます。

ダッシュボードはリンク、またはPDF添付としてブロードキャストできます。

レポートは含まれるコンテンツに応じて、HTML、CSV、DOCX、PDF、TXT、XLSX、レポートへのリンクとしてブロードキャストできます。

始める前に

この機能を使用する前に、ユーザーロールでブロードキャストオプションを有効にする必要があります。

1. 管理コンソールで、ブロードキャストアクセスが必要なユーザーロールを指定します。
2. レポートのブロードキャスト機能が必要な場合は、「レポートメニュー」項目を展開し、「ブロードキャストレポート発行権」を有効にします。
   
   
   
   
3. ボックスにチェックを入れると、レポートメニューにブロードキャストボタンが表示されます。
   
   
   
   
4. ダッシュボードのブロードキャスト機能が必要な場合は、「ダッシュボード」項目を展開し、「ブロードキャストダッシュボード発行権」を有効にします。
   
   
   
   
5. ボックスにチェックを入れると、公開されたダッシュボードの右上隅にブロードキャストボタンが表示されます。こちらから、レポートの場合と同様のステップを使用して、ダッシュボードにブロードキャストを設定できます。
   
   
   

注意：マルチ表示（タブ表示）コンテンツをブロードキャスト、共有する場合、まず対象のレポートをXLSX形式でエクスポートし、それからブロードキャストのスケジュール設定をしなくてはいけません。エクスポートしたファイルを使用する必要はなく、単にコピーを作成するだけです。

システム管理者は、ブロードキャストのためにスケジュール設定されたコンテンツの送信者の電子メールアドレスを設定しなくてはいけません。これは、システム構成ページの電子メール設定から実行できます。

レポート（またはダッシュボード）のブロードキャスト

以下は、レポートにブロードキャストを設定する手順を示しています。ダッシュボードも同様の手順を使用しますが、ブロードキャストボタンは、画面の右上隅に表示されます。

ブロードキャストのタイプを選択

1. レポート、またはダッシュボードを有効化します。ドラフト（下書き中）の場合は、ブロードキャストすることができません。
2. メインのナビゲーションバーで、「ブロードキャスト」ボタンをクリックします（ダッシュボードの場合は、画面の右上隅にあるボタンをクリックします）。
   
   
   
   
3. 「新規作成」をクリックして、複数ユーザーへ配信する場合は「ブロードキャスト」、自分自身に送信する場合は「購読」を選択します。
   
   
   
   
4. 以下で紹介する様々なオプションを備えたブロードキャスト設定画面が開きます。
   
   
   

配信先の追加

ブロードキャストメールは、定義された配信先にのみ送信されます。配信先には、複数のユーザーを選択することができます。

注意：このステップは、購読では使用することができません。

配信先には、以下の表に示すように、個人またはグループを含めることができます。

1. 「配信先」項目をクリックします。
   
   
   
   
2. こちらから、Yellowfin ユーザー、グループ、レポートをスクロールしたり、項目にテキストを入力したりすることで、一覧を絞り込みます。マルチキャストライセンスがある場合は、外部の電子メールアドレスを入力することもできます。
3. 各配信先をクリックし、配信先一覧に追加します。

注意

• ブロードキャストレポートは、受信者のアクセスフィルターや言語、その他の要因を考慮して、複数の受信者それぞれに対して個別に実行されます。しかし、メモリ使用量やシステムパフォーマンスを節約するために、以下のシステム構成を使用して、各受信者のレポートが生成されるとすぐに提供されるようにすることができます（すべての受信者のレポートが準備されるまで待ってから送信する必要がありません）。
  設定方法は、こちらを参照してください。
• ブロードキャスト電子メールでカーボンコピーオプションを有効化することで、同じデータへのアクセス権を持つ複数のユーザーへメールがひとつだけ送信されます。これは、最初のユーザーにだけ送信され、残りの受信者にはカーボンコピーが送信されることになります。すべての受信者がお互いを確認できる点に注意してください。
  設定方法はこちらを参照してください。

(レポートブロードキャスト向け) フィルターを使用した件名のカスタマイズ

Yellowfin 9.6以降をお使いの環境であれば、フィルター値に基づき件名をカスタマイズすることができます。これは、特定のフィルター値を含むひとつのブロードキャストジョブから、多数の電子メールを送信する場合に便利です。すべてに同じ件名を付けるのではなく、フィルタータグを使用することで、異なるブロードキャストコンテンツを識別することができます。

例えば、フィルター付きの件名なしに国固有のレポートを毎週送信する場合、すべてのレポートで件名が同じになります (例: 居住国の週次売上レポート)。このレポートに国のフィルタータグを付けて送信することで、件名は国ごとに異なります (例: アメリカの週次売上レポート、ドイツの週次売上レポート、など)。これにより管理作業が軽減され、件名がすべて同じではないことで、大量の電子メールの一覧から送信済みの電子メールを見つけやすくなります。受信者の観点から見ると、より詳細な件名の電子メールを受け取ることができます。

要件に合わせて、2つのタイプのフィルタータグから選択します。以下の表にいくつかの例を示します。

フィルターに値を表示させるためには、少なくともひとつのフィルター値を設定しなくてはいけません。

フィルタータグに関する便利な情報

• フィルタータグはブロードキャストの件名用です。ブロードキャストメールの本文では機能しません。
• フィルタータグは、レポート/グラフのブロードキャストでのみ機能します。フィルターを使用したダッシュボードやその他のコンテンツでは機能しません。
• ブロードキャストで「現在のフィルター値」を選択した場合、ブロードキャストを保存したときに設定された値が使用されます。ブロードキャスト送信前にユーザープロンプトフィルター値を更新しても、ブロードキャストに使用される値は更新されません。
• タグに何も表示されない場合は、タグで使用しているフィルターにフィルター値が設定されているかを確認してください。

コンテンツの追加

1. 件名に表示するテキストを入力します。
2. 電子メールの本文に使用するテキストを入力します。
   
   
   
   
3. アイコンをクリックしてレポート、またはダッシュボードの配信形式を選択します。
4. レポートをドキュメントとしてブロードキャストする場合、「ブロードキャスト日付の追加」チェックボックスが表示されます。現在の日付をドキュメント名に含める場合は、こちらにチェックを入れます。
5. PDFファイルをブロードキャストする場合、「セキュアPDF」チェックボックスが表示されます。PDFファイルをパスワード保護する場合は、こちらにチェックを入れます。こちらでパスワードを個別に指定するか、ファイルエクスポート時に作成したものを使用するか、Yellowfinが生成したデフォルトパスワードを使用するかを選択します。より詳細な情報は、こちらを参照してください。
   
   

（レポートの場合）任意のフィルターを適用

フィルターを含むレポートをブロードキャストする場合、ブロードキャストに適用するフィルターを選択できます。

選択できるオプションは、以下の通りです。

• • 現在のフィルター値
  • デフォルトフィルター値
  • ブックマーク

アクセスフィルター

レポートにアクセスフィルターが適用されている場合、上述で定義された他のフィルターと同様に、アクセスフィルターをブロードキャストレポートに適用することができます。レポートをYellowfinユーザーではなく、外部の電子メールアドレスに送信する場合、配信先はブロードキャストを設定したユーザーのアクセスフィルターを引き継ぎます。

注意：アクセスフィルターで定義されていない配信先へ、アクセスフィルターが適用されたレポートをブロードキャストする場合、以下のロール権限が有効になっている必要があります。

（レポートの場合）任意の配信ルールを定義

配信ルールは、特別な目的でレポートを配信する場合に使用します。特定の基準（例：収益が100,000未満）を満たした場合にのみレポートを配信したい場合、ルールを定義しなくてはいけません。

1. 「アラートに基づいたブロードキャスト」項目で、「アラート」を選択します。
2. 「アラート配信ルール追加」をクリックします。
   
   
   
   
3. 以下のいずれかに基づき、ルールを設定します。
   1. 「ひとつ以上のロウ（行）と一致」（例：$1000未満の取引がある）
   2. 「結果セット全体に対して集約した値」（例：売上合計が$100000未満である）
4. 条件を適用するフィールドを選択し、「+フィールド追加」をクリックして、条件を適用します。必要に応じて、複数の条件を追加することができます。
5. 「送信・実行」をクリックして、定義した条件を適用します。
6. ブロードキャスト設定画面に、適用したルールが表示されます。

スケジュールの設定

最後のステップは、ブロードキャストのスケジュールを定義します。

非常に柔軟な頻度設定が可能です。例えば、以下のように、月次レポートを特定の日にちに配信できます。

または、特定の週の特定の曜日に設定することも可能です。

1. 「頻度」項目で、ドロップダウンを使用して、ブロードキャストを配信する頻度を選択します。
   こちらで選択したオプションに応じて、詳細の指定が必要な場合があります。例えば、隔週を選択した場合、1週目と2週目のどちらに送信するのか、また何曜日に送信するのかを指定しなくてはいけません。
   
   
   
   
2. タイムゾーンが正しく設定されているかを確認し、ドロップダウンを使用してタイムゾーンや時間、分を設定します。
3. 「スケジュール期間」トグルを切り替えることで、限られた期間内での配信を設定できます。
4. 「エラー通知」トグルを切り替えることで、エラー通知を設定できます。こちらを有効にした場合、通知を受信するユーザーを指定できます。

ブロードキャストの送信・実行

1. 「送信・実行」ボタンをクリックして、ブロードキャスト設定を完了します。
2. 設定した内容が、ブロードキャスト一覧に表示されます。